リモートワークの機密情報管理｜共有・認証・事故対応の確認表

リモートワークの機密情報管理｜共有・認証・事故対応の確認表 | SecretaryOS

リモートで機密情報を扱うときは、依頼主が許可した端末・アカウント・保存先を使い、必要な人だけがアクセスできる状態を保つことが基本です。便利なツールを入れる前に、受け取りから契約終了後までの扱いを決めておきましょう。

IPAも、組織から提供されるテレワーク環境やルールに従い、不明点は管理者へ相談するよう案内しています。この記事は2026年9月13日に公式情報を確認し、オンライン秘書が依頼主と確認するための項目を整理しました。IPA：テレワーク時の注意事項

業務開始前に決める7項目

「機密情報は扱わない予定」と思っていても、顧客一覧、会議招待、請求資料などに情報が含まれることがあります。何が機密か分からない場合は、自己判断で外部共有せず確認します。

以下は、資料を共有するときの確認例です。

クライアント別にフォルダを分けても、上位フォルダやグループ経由の権限が残っている場合があります。見た目の分類とアクセス制御を同じものとして扱わないことが重要です。Google Driveの権限は公式の共有手順で確認できます。

依頼主のIDとパスワードを全員で使い回す前に、自分用のアカウントを発行できるか、委任やゲスト権限を利用できるかを相談します。多要素認証を利用し、認証コードや復旧コードも機密情報として扱います。

パスワード管理ツールを利用する場合も、依頼主が承認したサービス・契約・共有方法を使います。「特定のツールを入れれば安全」と一律には判断できません。端末の紛失や契約終了時に、誰が権限を止めるかも決めておきます。

社内のチャットに載せてよい情報が、そのまま外部のAIサービスに入力してよい情報とは限りません。会議録、顧客データ、契約書などを使う前に、利用するサービスとアカウント、入力可能な範囲を確認します。

練習やプロンプトの試作なら、実在しない人物・会社・数値で進められます。実務で使う場合は、依頼主の基準に従って情報を減らし、出力にも他社情報や機密が残っていないかを確認します。議事録作成時の確認手順も参考にしてください。

次の表は、依頼主の対応手順を事前に確認するための整理例です。独断で証拠を消したり、外部への説明を行ったりせず、指定された責任者と対応します。

順序	行うこと
1	追加の送信・共有を止める
2	いつ、何を、誰へ共有したかを記録する
3	指定された連絡先へ、確認できた事実を伝える
4	権限停止やリンク無効化などを、責任者の指示に従って行う
5	影響範囲を確認し、対応と再発防止策を記録する

共有リンクを無効にしても、既にダウンロードされたコピーまで消えるとは限りません。被害がなかったと自己判断せず、状況を共有します。秘密情報の扱いを見直す際には、経済産業省の営業秘密に関する案内も確認できます。

依頼主のルールによります。端末の利用可否、更新、認証、家族との共用、保存・印刷の条件を確認してから使います。自分の端末だから自由に保存できるとは考えないでください。

整理には役立ちますが、権限の確認は別に必要です。共有相手、グループ、親フォルダ、リンク設定まで確認し、各社の情報が交差しない構成にします。

公開の可否と範囲を依頼主に確認してください。許可がない資料や顧客情報は公開せず、実績の見本には架空の情報を使う方法もあります。

メール送信前の確認は誤送信・誤操作を防ぐ二重確認、日々の情報整理は業務テンプレートの作り方へ。SecretaryOSのカリキュラムでは、リモートワークやセキュリティも扱います。